Як перестати економити і нарешті оптимізувати витрати на експлуатацію ТРЦ

На українському ринку нерухомості продовжують взаємозамінювати поняття «оптимізація» та «економія». Найбільш поширеним прийомом так званої оптимізації витрат залишається скорочення сервісного персоналу на об’єкті. Це негативно впливає на якість обслуговування. Оптимізація в правильному розумінні означає скорочення витрат завдяки автоматизації процесів, використанню нових технологій, грамотній синхронізації з іншими сферами управління будівлею, комплексному підходу до експлуатації.

Тетяна Давидович, директор сервісної компанії «ІНВАЙТ», наводить приклади оптимізації клінінгових витрати у ТРЦ та називає тренди 2020 у facility management.

Як оптимізувати витрати на клінінг

Оптимізувати можна будь-який процес. Наприклад, щоб скоротити витрати туалетного паперу, потрібно не зменшувати кількість рулонів чи переходити на папір гіршої якості. Достатньо поставити правильний диспенсер, який дозволить контролювати розмір відривів і запобігти крадіжкам. Диспенсер повинен бути розміщений на відстані 20–30 см від сидіння унітазу, бо чим далі висить папір, тим більше його використовують.

За статистикою, європеєць використовує 50 сантиметрів паперу за одне відвідування туалету, українець — 1 метр.

В офісі «ІНВАЙТ» ми замінили звичайні диспенсери для туалетного паперу на диспенсери з центральною витяжкою. Зменшення витрат відчули вже за перший місяць експлуатації, тому наполегливо радимо замовникам цю технологію.

Витрати рідкого мила залежать як від дозатора, так і від самого мила. Для порівняння: професійні дозатори видають 1 мл мила за одне натискання, а звичайні — до 4 мл. Мило-піна ефективніше в 2,5 рази, ніж рідке мило, плюс воно швидше змивається, тому економить воду. Не всі знають, що мило-піну варто наносити на вже вологі руки, це зменшує об’єм використання засобу і кількість натисків на клапан дозатору. Щоб засіб використовували правильно, слід проводити роз’яснювальну роботу, наприклад, клеїти відповідні стікери, вказівники, плакати. Тоді економія буде відчутною.

Продовжуючи тему оптимізації на витратних матеріалах, згадаю про рідкі дезинфектанти для сидінь унітазів, їх використовують замість паперових накладок. Для ТРЦ таке рішення дуже актуальне, враховуючи їх жвавий трафік. Ми знаємо досвід, коли використання рідких дезінфектантів замість паперових накладок допомогло скоротити витрати саме на ці матеріали до 30%.

Система висотної мийки Unger дозволяє оптимізувати витрати на миття фасадів, вікон, вивісок, вітрин. За допомогою Unger клінер може вимити поверхню заввишки 20 метрів, стоячи на землі. Якщо порівняти вартість однієї робочої зміни висотного альпініста, який миє фасад вище 2 метрів, та працівника з системою Unger, вартість роботи альпініста буде в 2,5 рази більша, а вартість квадратного метра, вимитого Unger, вп’ятеро менша, та й за зміну з системою Unger можна вимити вдвічі більше площі.

Втричі скоротити об’єм використання хімічних засобів, зменшити асортимент засобів для миття, на чверть скоротити кількість працівників та в десятки разів зменшити об’єм використання води дозволяє система попереднього замочування мопів Vileda Swep Pro. Цей професійний клінінговий візок до того ж має естетичний вигляд, тому підійде для обслуговування не лише ТРЦ, а й будь-яких об’єктів бізнес-сегменту.

Система попереднього замочування мопів Vileda Swep Pro

Як зміниться facility management у 2020 році

В українських компаніях прийнято віддавати на аутсорс клінінг, інженерію, охорону різним підрядникам або лишати частину робіт внутрішнім службам. Чим більше підрядників, тим складніше з ними взаємодіяти: контролювати виконання обов’язків, погоджувати різні питання, обмінюватись документами. Значно простіше, коли одна сервісна організація поєднує кілька функцій. У цьому суть комплексного підходу до експлуатації, за ним майбутнє.

Спростити комунікацію з підрядниками допомагають автоматизовані рішення для facility management. Це другий тренд 2020 року. Зазвичай, замовник вимагає від компанії можливість автоматизувати створення заявок на виконання робіт або постачання товарів, а також відслідковування статусу їх виконання. Тому більшість сервісних компаній впроваджують так звані «короткі версії» програм. Здебільшого, вони побудовані на платформах Service desk чи Help desk. Для оптимізації всього циклу взаємодії між замовником та виконавцем таких платформ недостатньо. Наприклад, Service desk не має таких опцій як управління персоналом, складами, контроль якості і багато інших.

В «ІНВАЙТ» ми створюємо програмний комплекс, який дозволить систематизувати й автоматизувати бізнес-процеси як всередині компанії, так і в напрямку взаємодії із замовниками.

За допомогою системи наш клієнт зможе контролювати якість виконаної роботи, замовляти все необхідне, відслідковувати хід виконання заявок, збирати та систематизувати інформацію за періодами, аналізувати дані та коригувати їх. У системі замовник бачитиме та затверджуватиме всі операційні документи: технологічну карту, маршрутні листи, анкети щодо контролю якості, графіки генеральних робіт, техоглядів. Увесь документообіг — від договорів чи додаткових угод до формування актів виконаних робіт — також виконуватиметься в автоматичному режимі.

Для нашої компанії це, перш за все, можливість комплексного управління проєктами на всіх етапах, оперативного контролю якості у будь-який час на будь-якому об’єкті, контролю поставок, управління запасами тощо.

Наразі ми тестуємо першу частину програмного комплексу, а до кінця 2020 року плануємо отримати повноцінну цифрову платформу, розроблену з урахуванням специфіки діяльності «ІНВАЙТ» і нюансів взаємодії з клієнтами. Найсвіжіші напрацювання проєкту ми презентуємо на тематичній конференції Malls Club «Технічна експлуатація торгового і бізнес-центру. Модернізація», яка пройде у Києві 19 березня.

«ІНВАЙТ» — сервісна компанія, яка стабільно і впевнено працює на ринку виробничо-господарського аутсорсингу. Запропонувавши спочатку послугу професійного прибирання, ми стали однією з перших в Україні компанією, яка виросла до надання комплексних послуг facility менеджменту.